PARTAGEZ SVP---URGENT LA BAD RECRUTE SECRETAIRES/ASSISTANT (E) D'EQUIPE

Poste : SECRÉTAIRES/ASSISTANT(E)S D'ÉQUIPE Type d'offre : Emploi Métier(s) : Commerce et Administration des Entreprises, Commerce/Ventes, Assistanat de Direction, Secrétariat Niveau(x) : BAC+3 Expérience : Minimum 4 ans Lieu : Abidjan Date limite : 31/07/2015

La Banque Africaine de Développement (BAD) recrute  SECRÉTAIRES/ASSISTANT(E)S D'ÉQUIPE Titre du poste: Secrétaires/Assistant(e)s d’équipe Grade: GS – 5/6/7 Poste N°: NA Référence: ADB /15/095 Date de publication: 10/07/2015 Date de clôture: 31/07/2015 Objectifs Le/la secrétaire/assistant(e) d’équipe rendra compte à l’Administrateur ou un membre de l’équipe de direction et sera chargé(e) d’assumer les fonctions administratives et de secrétariat  et le fonctionnement quotidien du bureau ; la coordination de toutes activités de gestion et l’interface entre les unités organisationnelles et les partenaires externes.  Fonctions et responsabilités

Sous la supervision de l’Administrateur ou du membre de l’équipe de Direction, le titulaire du poste est chargé de :   Organiser et gérer le secrétariat du bureau de l’Administrateur ou du membre de l’équipe de Direction; Superviser le système de traitement, de classement et de suivi des documents du bureau ; Aider à la gestion et à la tenue de l’agenda et du courrier électronique de l’administrateur ou du membre de l’équipe de Direction; Filtrer et orienter les visiteurs, des correspondances, des courriels et des appels téléphoniques, porter les questions urgentes et prioritaires à l’attention du membre de l’équipe de Direction / de l’Administrateur ; Rédiger, saisir et distribuer les memoranda, les accusés de réception et répondre aux correspondances, et en assurer le suivi avec les membres compétents du bureau de l’Administrateur/ du membre de l’équipe de Direction;   Revoir et corriger les documents à soumettre à l’Administrateur/ au membre de l’équipe de Direction pour signature, en consultation avec les autres membres du bureau ;   Programmer les réunions entre le membre de l’équipe de Direction/ l’Administrateur et les principales parties prenantes au sein et en dehors de la Banque, et préparer les documents et résumés nécessaires ;  Regrouper les engagements, les invitations et les autres demandes de réunions pour dresser le programme hebdomadaire de réunions ;   Coordonner les voyages et les réservations d’hôtel, préparer le programme de travail et les documents de travail relatifs aux missions ; Coordonner les activités concernant les visiteurs ;   Fournir un appui administratif, y compris la préparation des formulaires et traiter les demandes dans SAP ; Fournir un appui administratif aux membres du Bureau;   Assumer toutes les autres fonctions administratives et de secrétariat, le cas échéant.   Critères de sélection Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables Avoir au moins une licence (BAC+3) ou un diplôme équivalent en gestion, commerce, administration ou dans une discipline connexe, avec de préférence une formation supplémentaire en secrétariat, formation/administration/organisation des bureaux ; Justifier d’un minimum de (4) ans d’expérience pertinente et progressive et d’expérience pratique en matière de travail dans un bureau d’administrateur ; Les candidats ayant une expérience dans les organisations internationalesserait un atout;   Justifier d’une expérience en organisation des voyages internationaux pour le personnel d’encadrement; Disposer de solides compétences en service à la clientèle, de bonnes compétences en organisation et planification, aptitude à effectuer plusieurs tâches à la fois, prêter attention aux détails et capacité à travailler dans une équipe multiculturel ; Avoir une personnalité qui facilite une bonne interaction entre les parties individuelles, internes et externes, y compris au téléphone ; Être entreprenant. Les candidats doivent avoir la capacité, l’énergie et l’audace de prendre les initiatives, de planifier et d’accomplir les tâches visant à s’assurer que les activités du bureau sont menées à bien ;   Excellentes compétences en communication professionnelles ;   Excellent maîtrise de la saisie des textes ; Avoir un sens élevé de l’initiative et de la confidentialité. Faire preuve d’enthousiasme et d’esprit d’équipe ;   La connaissance des règles et procédures ou une expérience des administrateurs serait un atout; Excellentes compétences en communication orale et écrite en français ou en anglais, avec une connaissance pratique de l’autre langue. La connaissance des deux langues serait un atout ;  Être capable d’utiliser les logiciels standards de Microsoft (Word, Excel, Access, PowerPoint) ; Avoir une bonne maîtrise de SAP.  Postuler en ligne Postuler Pour postuler à ce poste, vous devez être ressortissants d'un des pays membres de la BAD.  Seul(e)s les candidat(e)s qui auront satisfait à toutes les exigences du poste et qui auront été retenu(e)s pour les entretiens seront contacté(e)s. Seuls les dossiers de candidature enregistrés en ligne avec un curriculum vitae (CV) complet joint seront examinés. Le Président de la BAD se réserve le droit de nommer un candidat à un grade inférieur à celui du poste annoncé. La Banque africaine de développement est un employeur garantissant l’égalité des chances, et les candidatures féminines sont vivement encouragées : www.afdb.org/jobs