PARTAGEZ SVP--MEDECINS DU MONDE recrute ASSISTANT LOGISTICIEN ET ADMINISTRATIF (H/F)

Poste : ASSISTANT LOGISTICIEN ET ADMINISTRATIF (H/F) Type d'offre : Emploi (CDD) Métier(s) : Finances/Comptabilité, Logistique/Transport Niveau(x) : BAC+2, BAC+3 Expérience : Minimum 3 ans Lieu : Sassandra Date limite : 18/03/2016

MEDECINS DU MONDE  recrute  ASSISTANT LOGISTICIEN ET ADMINISTRATIF (H/F) Description du poste Bien qu’à ce jour aucun cas d’Ebola n’ait été confirmé en Côte d’Ivoire, l’importance de l’épidémie dans les pays limitrophes et notamment l’atteinte des zones frontalières au Libéria et en Guinée a rendu la Côte d’Ivoire particulièrement à risque. En parallèle de la mise en œuvre du projet PRSS dans la région sanitaire du Gboklé-Nawa-San Pedro, Médecins du Monde a appuyé, de septembre 2014 à mai 2015, les autorités sanitaires pour une meilleure connaissance de l’infection et de sa prévention ainsi qu’une préparation à la réponse à Ebola. Les activités mises en œuvre ont couvert cinq volets : coordination de la réponse, sensibilisation des populations, appui à la surveillance épidémiologique, protection du personnel dans les centres de santé et préparation à la réponse (formation et appui matériel aux équipes d’intervention rapide et à un centre de traitement Ebola). A partir de février 2016 et pour une période de 11 mois, MdM va exécuter un projet (dénommé « Maintaining and Reinforcing Ebola Prevention and Response along Côte d’Ivoire’s At­Risk Western, Southwestern and Northwestern Border Regions”) permettant de pérenniser les actions entreprises lors du premier projet de prévention et de risque à à maladie au Virus Ebola, notamment en termes de sensibilisation et de surveillance épidémiologique communautaire, de prévention et de contrôle des infections dans les établissements sanitaires particulièrement exposés, (ceux le long de la côtière (route principale entre Tabou et Abidjan) et le long de la côte, frontière maritime avec le Libéria au nord et le Ghana au sud) et de planification/coordination de la prévention et de la riposte Ebola par les autorités sanitaires régionales et départementales. Afin de mieux accomplir cette mission, Médecins du Monde recherche : 1 assistant logisticien et administratif (H/F). 1. Zone géographique : Poste basé à Sassandra 2. Nature et durée du contrat : CDD de 9 mois à pourvoir le plus tôt possible 3. Responsabilité :  Il participe au bon fonctionnement de la base de Sassandra, des approvisionnements, de la gestion de stock et des mouvements des véhicules, et gère les activités administratives et comptables dans le cadre du projet. 4. Activités principales Gestion des achats/ chaîne d’approvisionnement  Pour les achats sur Sassandra : Préparer les devis pour la logistique ; Préparer les demandes de cotations en fonction des devis validés par le logisticien ; Collecter les cotations auprès les fournisseurs et prépare les commandes locales ainsi que les autres documents si nécessaire (tableau comparatif, BC fournisseur, contrat) ; Récupérer les avances de fonctionnement auprès de l’administration ; Réaliser les achats; Justifier les avances auprès de l’administration ; Finaliser les dossiers d’achat, dans le respect des procédures MDM et bailleur, et les archive. Gestion et organisation des stocks  Tenir à jour tous les documents liés à la gestion des stocks (Bons de sortie, Fiches de stocks, way bill, …) ; Veiller au rangement, à l’hygiène et à la propreté des stocks (organisation, propreté, aération, absence de nuisibles…) ; Réaliser un inventaire mensuel du stock logistique, Préparer l’état de parc mensuel de Sassandra pour transmission au Logisticien Rédiger un rapport mensuel de gestion des stocks à l’attention du Logisticien Gestion des transports et approvisionnements Préparer et assurer les livraisons de matériel en collaboration avec l’Assistant logisticien Projet pour les activités Ebola ;  Préparer les chargements et documents de transport (Bon de livraisons, certificats de donations, etc.).  Gestion du parc de véhicules sur Sassandra  Assurer le suivi de la flotte (consommation, logbook) ; Préparer un rapport mensuel de suivi de la consommation de carburant ; Veiller à l’utilisation adéquate des équipements ; Préparer les mouvements (équipement sécu) ; Participer à la préparation du planning d’utilisation des véhicules, en coopération avec le Logisticien ; Veiller au suivi des périodes de maintenance. Gestion des équipements et entretien de base  Superviser les travaux de construction et de réhabilitation de la base de Sassandra ; En lien avec le Logisticien, mettre en œuvre et s’assurer de la transmission aux membres de l’équipe des procédures d’utilisation des équipements ; En lien avec le Logisticien, s’assurer de la vérification et de la maintenance des équipements et de la base ; Assurer le suivi de la réhabilitation et la maintenance des structures nécessaires au fonctionnement de la base : bureaux, espace de vie, stocks,… Participation à la gestion de la sécurité Participer à la collecte d’informations et les transmet à son supérieur hiérarchique ; Veiller au respect des règles de sécurité et notamment chauffeurs et gardiens ; Remettre les équipements de sécurité (téléphones satellitaires) aux équipes qui départent au terrain et fait le suivi de ces équipements (chargement, bon fonctionnement, réception à la fin de la journée) Administration/RH et Comptabilité Appui Admin/RH :  Gérer les per diem et les enveloppes de sécurité pour les déplacements du personnel ; Fournir les fiches de congés aux équipes de Sassandra et les faire valider par le Responsable Projet Base Archivage et capitalisation :  Archiver les documents comptables et administratifs (numériques et papiers) de la base de Sassandra  Envoyer des documents sur San Pedro, en fonction des procédures et des deadlines internes Gestion de la comptabilité  Veiller au respect des procédures comptables sur la base de Sassandra  Être en charge de la gestion de la caisse et du journal de caisse : Vérifier l’éligibilité des factures  Payer les factures, après vérification du respect des procédures d’achat (présence de demande d’achat validée par les personnes autorisées, factures validées pour paiement, etc.)  Assurer un contrôle de caisse quotidien  Enregistrer les opérations de caisse le logiciel de comptabilité SAGA Gérer les avances professionnelles : Tenir à jour le cahier des avances en s’assurant que ces dernières sont justifiées et soldées, de préférence à chaque fin de mois. Archiver quotidiennement les pièces comptables Transmettre chaque début de mois l’ensemble des pièces comptables, ainsi que le suivi de caisse à l’Administrateur Projet de San-Pedro. En collaboration avec l’Administrateur Projet de San-Pedro : Suivre l’état de la trésorerie de la base et effectuer les demandes d’approvisionnement appropriées, en tenant compte des contraintes et délais d’approvisionnement Participation aux réunions et rapports Participer aux réunions hebdomadaires organisées pour les besoins du service / du programme 5. Liens fonctionnels et hiérarchiques Travailler sous la responsabilité hiérarchique directe du Responsable Projet District et en lien fonctionnel avec l’Administrateur Projet de San Pedro et le Logisticien. Profil du poste Formation BAC + 2/3 en Logistique ou comptabilité Expérience  Justifier d’une expérience d’au moins 3 ans en gestion logistique, administrative et comptable Expérience de travail dans une organisation humanitaire  Informatique Connaissance en Excel, Word Savoir-être Autonomie  Résistance au stress  Capacité à communiquer et à travailler en équipe Dossiers de candidature Adressés à la Coordinatrice Générale de Médecins du Monde et envoyés à l’adresse : mdmrecrutement.cotedivoire@gmail.com, au plus tard le 18 mars 2016 à 17 heures.  Merci d’indiquer en objet uniquement la mention ‘’ASSISTANT LOG-ADMIN PEB‘’ dans l’objet de votre mail. Médecins Du Monde se réserve la possibilité de finaliser un recrutement avant la date de clôture de réception des candidatures.