UNICEFRECRUTE
UN (E) ADMINISTRATEUR(TRICE) A L'ADMINISTRATION
Grade : NO-B
Lieu d'affectation : ABIDJAN
Type de contrat : Contrat Temporaire
Durée : 9 MOIS
Référence de l'avis de vacance : VA/2015/N0/003
Date de clôture de la publication : 12 SEPTEMBRE 2015
1. Objet du postes Principales Tâches et Responsabilités
Sous la supervision du Chef des Opérations, l'Administrateur (trice) à l'Administration aura à accomplir les tâches suivantes:
- Effectuer la revue systématique des locaux du bureau pour assurer un environnement de travail sain et sécurisé pour tous les membres du personnel. Engager toutes les actions nécessaires pour organiser les services de nettoyage et d'entretien des locaux, assurer l'approvisionnement, l'entretien et la réparation des équipements, matériels et fournitures de bureau conformément au plan budgétaire et à leur affectation;
- Superviser les services de transport en assurant un planning pour l'utilisation des véhicules, revoir les rapports sur l'utilisation du carburant, le kilométrage, les relevés des heures supplémentaires des chauffeurs et les services de maintenance ;
- Entreprendre toutes les démarches administratives nécessaires pour l'organisation des réunions, ateliers, séminaires et coordonner le transport des visiteurs, leur hébergement, les réservations des salles de réunions/conférence et un équipement audiovisuel, tel que requis ;
- Effectuer la revue et le contrôle de toutes les demandes de voyage selon les provisions budgétaires et entreprendre les démarches relatives à l'organisation des voyages (c-à-d réservations, billets, visas, réservation d'hôtel, perdiem). Préparer pour signature du superviseur les autorisations de voyage confirmant l'exactitude du trajet de voyage et les droits des personnels. Briefer le personnel sur toutes les procédures et réglementations régissant les voyages officiels ;
- Orienter et assister les personnels à leur arrivée comme à leur départ du Bureau sur les procédures et exigences administratives (expédition & assurance des effets personnels, réclamations et identification, arrangement et sélection des logements pour le staff)
- Superviser la livraison organisée et à temps des différentes correspondances/documents et fournitures administratives, leur collecte, leur enregistrement ainsi que leur transmission ;
- Assurer le suivi et le paiement des frais utilitaires (eau, électricité, carburant, ...) et de communication (téléphone) et proposer toutes les mesures appropriées en la matière ;
- Préparer et recommander des estimations pour les fournitures et équipements de bureau pour la préparation du budget ; Assister les bureaux de terrain dans l'établissement et la maintenance des services administratifs ;
- Organiser l'inventaire physique annuel, rédiger des rapports, y compris l'analyse des coûts et recommander le remplacement ou l'élimination des équipements / matériels / fournitures de bureau. Faire le rapprochement entre les données de l'inventaire physique avec les données théoriques enregistrées dans le système intégré de gestion du bureau pour identifier les écarts en vue de prendre des mesures correctives. Préparer les rapports annuels sur le sujet à soumettre au Siège ;
- Maintenir le superviseur au courant des problèmes potentiels et recommander des solutions. Préparer les rapports et la correspondance sur toutes les questions administratives.
- Assurer la gestion de l'Unité en cas d'absence de la Chargée de l'Administration.
2. qualifications et compétences requises :
- Etre de nationalité Ivoirienne ;
- Avoir un diplôme Universitaire (Maitrise) en Gestion, Finances, Administration ou dans un domaine équivalent ;
- Avoir une expérience professionnelle d'au moins deux ans dans le domaine de l'administration générale et dans les domaines de la gestion du transport, de voyage, des douanes et des arrangements protocolaires en particulier.
- Expérience dans une organisation internationale est souhaitable ;
- Etre capable d'utiliser l'outil informatique pour les logiciels courants (Word, Excel, Powerpoint) ;
- Faire preuve de fortes compétences en communication et plaidoyer et disposer de bonnes capacités à communiquer et à travailler en équipe et avec des interlocuteurs de différents niveaux ;
- Avoir une bonne maitrise du français et de l'anglais ;
- Etre prêt à faire des déplacements fréquents sur le terrain.
- Les dossiers de candidature devront comprendre une lettre de motivation, un curriculum vitae détaillé, un formulaire P11 dûment complété (voir le lien ci-aprèshttp://www.unicef.org/about/employ/files/P11.doc ), les photocopies des diplômes et attestations des services rendus, les coordonnées (numéros de téléphone et adresses électroniques) des trois (3) derniers superviseurs, les références et tout autre document renseignant sur la carrière du candidat.
- Les dossiers de candidature devront clairement indiquer le titre du poste «Administrateur(trice) à l'Administration» ainsi que la référence de l'avis de vacance «VN/2015/N0/003».
Les dossiers seront adressés au Chargé des Ressources Humaines, UNICEF Côte d'ivoire et envoyés UNIQUEMENT à l'adresse électronique ci-après : ivcrecruitment@unicef.org
Les candidats issus du système des Nations Unies sont priés de fournir une copie de leurs deux (2) dernières évaluations de performance (PAS/PERS)
NB: SEULS LES CANDIDATS PRÉSÉLECTIONNÉS SERONT CONVOQUÉS
LES CANDIDATURES FEMININES QUALIFIEES SONT PARTICULIEREMENT ET FORTEMENT ENCOURAGEES
L'UNICEF EST UN ENVIRONNEMENT NON FUMEUR
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