PROGRAMME ALIMENTAIRE MONDIALRECRUTE
ASSISTANTE DE DIRECTION (REPRESENTANT)
Les candidatures féminines répondant au profil ci-dessous sont vivement encouragées.
Titre du poste : Assistante de Direction (Représentant)
Type de contrat : Contrat à durée déterminée (Fixed term)
Grade : GS-5
Durée de contrat : 01 an (renouvelable)
Lieu d'affectation : Bureau du PAM Abidjan, Côte d'Ivoire
Date limite de dépôt de candidature : Vendredi 04 Décembre 2015 à 13H00
Sous la supervision directe du Directeur et Représentant du PAM en Côte d'Ivoire, l'assistante de direction sera responsable des tâches ci-après:
- Rassembler des informations à inclure dans les rapports, les documents et les correspondances, pour soutenir le travail efficace des autres membres du personnel;
- Répondre aux requêtes standards et fournir des conseils précis en temps opportun;
- Gérer les tâches administratives et financières courantes dans divers domaines fonctionnels et contribuer à la gestion efficace des ressources;
- Gérer et conserver les registres et bases de données, afin d'assurer que l'information est organisée et facilement accessible pour le personnel;
- Entretenir des relations avec un éventail de personnes au travers de la fourniture de services divers et partage d'information;
- Faire la relecture des documents et des correspondances et apporter des modifications conformément aux lignes directrices établies;
- Contribuer à l'amélioration des procédures et processus opérationnels;
- Recueillir des données et effectuer une analyse de base de données pour contribuer à la gestion efficace de
- Recueillir des données et effectuer une analyse de base de données pour contribuer à la gestion efficace de l'information;
- Peut être appelé à conseiller d'autres assistants de grade inférieur;
AUTRES EXIGENCES DU POSTE
- Préparer des documents d'information pour le superviseur qui seront utilisés pour des réunions lors des voyages officiels; Prendre et transférer les appels téléphoniques et les demandes de renseignements à la personne appropriée; fournir des informations sur une variété de questions telles que le programme et les activités du bureau, ainsi que des informations sensibles;
- Gérer l'agenda du superviseur, ses rendez-vous et réunions; Briefer le superviseur si possible sur l'ordre du jour avant les réunions prévues;
- Identifier et extraire des informations provenant de diverses sources et préparer des notes d'information et/ou les reprendre pour les inclure dans les correspondances et rapports; Rédiger des ébauches de correspondance relativement complexes et veiller à ce que toutes les correspondances sortantes soient correctes dans le contenu, le style, la grammaire, l'exactitude des faits en respectant le caractère adéquat en fonction des procédures du PAM;
- Coordonner les tâches de secrétariat du bureau, assigner des priorités, contrôler les délais d'avancement des tâches et contrôler les dates limites; évaluer le rendement de travail;
Résultats attendus :
Traiter les questions confidentielles avec discrétion; Avoir un environnement de travail bien organisé; les documents transmis au superviseur doivent être complets et bien organisés; Assurer le bon déroulement des besoins administratifs du bureau.
Facteurs clés de réussite
Etre capable d'entretenir des relations de travail dans un esprit d'équipe et avoir la capacité de travailler dans un environnement international et multiculturel; Avoir un sens très élevé de la confidentialité, de l'initiative et de bon jugement; Capacité à maintenir des fichiers et des dossiers précis ; Avoir le sens de l'organisation; Avoir la capacité de travailler rapidement et de manière précise sous pression.
Qualifications et expériences requises:
- Etre titulaire d'un diplôme de fin d'études secondaires de préférence complétées par des études supérieures techniques dans les domaines du secrétariat ou de l'administration
- Avoir au moins cinq (5) années d'expérience dans le domaine du secrétariat;
- Connaissance des mesures protocolaires ;
- Avoir une excellente connaissance de l'outil informatique concernant les logiciels de traitement de texte, tableurs et autres logiciels;
- La bonne maîtrise d'une seconde langue officielle des Nations Unies, l'expérience dans l'utilisation du MS Powerpoint et autres logiciels du PAM ainsi que la connaissance des règles politiques et procédures administratives du PAM dans le domaine de travail seraient un atout.
Connaissances Linguistiques :
- Excellent Niveau de Français (Oral/ écrit). Bonne connaissance de base de l'anglais (Oral/ écrit).
Les dossiers de candidatures comportant un curriculum vitae détaillé, une lettre de motivation, une photo d'identité, les photocopies des diplômes et attestations des services rendus, les coordonnées (numéros de téléphone et adresses électroniques) des trois (3) derniers superviseurs, les références et tout autre document renseignant sur la carrière du candidat doivent parvenir sous pli fermé portant le titre et le numéro du poste, au plus tard Vendredi 04 Décembre 2015 à 13 H 00, au Bureau de la Représentation du Programme Alimentaire Mondial, sis aux Deux Plateaux, 8ème tranche, Lot N°309, flot 32, Résidence du Soleil 3.
NB: Seul(e)s les candidat (e)s sélectionné(e)s seront contacté(e)s
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