DEVELOPMENT ALTERNATIVES, INC.RECRUTE
COORDINATEUR DES DEPLACEMENTS ET DES ACHATS/TRAVEL & PROCUREMENT COORDINATOR
Description de l'offre
Préparation et riposte – Programme sur les menaces pandémiques émergentes (EPT)
Cahier des charges
Coordinateur des déplacements et des achats
Contexte :
Préparation d'urgence et intervention (Preparedness and Response, P&R) est un des composants du programme sur les menaces pandémiques émergentes (EPT 2) de l'Agence des États-Unis pour le développement international (USAID). P&R dispose d'un double mandat en vue d'aider des pays à concevoir et mettre en place des plans nationaux de préparation d'urgence et d'intervention face à des crises de santé publique d'étiologie inconnue et à établir et renforcer les plateformes nationales « One Health. » Notre but est d'aider à aborder les questions pratiques qui se posent aux gouvernements nationaux dans leur lutte pour répondre aux contraintes humaines, financières et logistiques liées aux menaces de pandémies. Le projet P&R fournit une assistance technique et des services de formation pour créer une capacité nationale et régionale durable.
But :
Le coordinateur des déplacements et des achats sera responsable de la gestion des fonctions de déplacement et d’acquisition pour les employés de P&R, ses partenaires et les visiteurs. P&R recherche un professionnel expérimenté pouvant anticiper les besoins du projet, discerner les priorités et respecter les délais avec peu de supervision. Le coordinateur des déplacements et des achats doit être capable de gérer les acquisitions et les évènements de manière efficace avec une attitude de service client et pouvoir construire des relations avec des clients internes et externes.
Objectifs et tâches :
RESPONSABILITÉS
Logistique de déplacement
- Gère l'appui logistique à tous les employés de P&R, ses partenaires et STTA.
- Coordonne l'échange d'information entre le projet et les partenaires concernant les voyages et fournit une aide lorsque c'est nécessaire.
- Réserve et confirme tous les billets d'avion, réservations d'hôtel, modalités concernant les visas et autres aménagements pour le personnel du projet et visiteurs officiels.
- Assiste le voyageur dans la demande d'avances sur les frais de voyage.
- Analyse l'exactitude et la recevabilité des rapports des dépenses en déplacement.
- Travaille avec les loueurs d'automobiles à s'assurer de la fourniture ponctuelle et de qualité de leurs services ; vérifie et enregistre les registres quotidiens des véhicules.
Achats
- Assiste la réalisation compétitive d'approvisionnements en biens et services (exemples : nettoyage, fournitures de bureau, interprétariat) et négocie avec les fournisseurs.
- Contribue à l’établissement et au maintien d’étroites relations avec les fournisseurs et les prestataires de service et coordonne les bons de commande.
- Gere des relations avec les bailleurs des appartements des expatriés et avec la gestion du bâtiment du bureau ou le bailleur.
Administration des événements
- Assiste la préparation des budgets et fournit des rapports de progrès périodiques, tel que requis pour chaque projet d'événement.
- Suit les finances liées aux événements, incluant la demande de vérifications, la facturation et les rapports.
- Coordonne les rendez-vous et visite et planifie les événements dans le calendrier.
- Prépare et modifie les contrats d'événements tel que requis.
- Travaille avec les membres de l'équipe pour organiser des ateliers, formations, etc. et amorcer et superviser les acquisitions nécessaires en accord avec les règles et réglementations d'USAID.
- Fait office de liaison avec les partenaires/fournisseurs sur les sujets liés aux événements.
- Coordonne la préparation des fournitures et matériels pour les réunions.
- Assiste la gestion de la production sur site pour les événements, tel que nécessaire.
- Peut assister d'autres activités d'acquisition, tel que nécessaire.
Gestion d'inventaire
- Prend en charge l'inventaire de fournitures en : contrôlant les stocks pour déterminer leur niveau ; anticipant les besoins en fournitures ; passant commande pour des fournitures ; vérifiant la réception des fournitures.
- Assure le fonctionnement des équipements en : effectuant des maintenances préventives ; appelant les réparateurs ; suivant les inventaires d'équipement ; évaluant les nouveaux équipements et techniques.
Gestion documentaire
- Assiste la comptabilité en saisissant les relevés financiers dans le système Box.
- Saisit, met à jour en entretient les données de la base TAMIS.
Profil pour ce poste
Qualifications :
ÉTUDES
Licence souhaitée ; une expérience professionnelle considérable peut compenser l'absence de diplôme.
EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE
- Au moins trois ans d'expérience en gestion administrative de bureau.
- Au moins un an d'expérience en coordination d'événements spéciaux/internationaux/régionaux.
- Une expérience sur des projets financés par USAID ou connaissances des politiques et procédures de l’USAID, de préférence.
COMPÉTENCES
- Capacité à gérer de multiples tâches et à bien travailler sous la pression, en équipe et avec peu de supervision.
- Excellentes compétences interpersonnelles en personne et au téléphone ainsi qu'un fort professionnalisme.
- Organisation et attention au détail.
- Bonne connaissance des dernières versions de Microsoft Word, Excel, PowerPoint et fusions de courriers ainsi que des recherches email et web.
LANGUES
La maîtrise du français est obligatoire.
La maîtrise de l’anglais est obligatoire.
Base des opérations :
Abidjan, Côte d’Ivoire
Lien hierarchique :
Rend directement au Directeur des finances et de l’administration.
Dossiers de candidature
L'OBJET DU MAIL DOIT ÊTRE : "ABIDJAN COORDINATEUR D&A"
Seuls les candidats sélectionnés pour un entretien seront contactés.
Les candidatures doivent être envoyées avant le 16 avril 2016.
----------
Preparedness & Response – Emerging Pandemic Threats Program (EPT)
Scope of Work
Travel & Procurement Coordinator
Background:
Preparedness and Response (P&R) is one component of USAID’s Emerging Pandemic Threats (EPT 2) program. P& R has a dual mandate to help countries design and implement National Preparedness and Response Plans for public health events of unknown etiology and to establish and strengthen National One Health Platforms. Our goal is to help address the practical issues confronting national governments as they strive to cope with the human, financial, and logistical constraints associated pandemic threats. The P&R project provides technical assistance and training services to build national and regional capacity in a sustainable manner.
Purpose:
The Travel and Procurement Coordinator will be responsible for managing the travel and procurement functions for P&R employees, partners, and visitors. P&R is seeking an experienced professional with ability to anticipate project needs, discern work priorities, and meet deadlines with little supervision. The Travel & Procurement Coordinator should be able to provide effective procurement and event management with an attitude of customer service and be able to build relationships with internal and external customers.
Responsibilities:
Travel Logistics
- Manage logistics support for all P&R employees, partners, and STTA.
- Coordinate with project and partners staff for relevant travel information and provide support as requested.
- Book and confirm all air tickets, hotel reservations, visa arrangements, and other travel arrangements for project staff and official visitors.
- Work with the traveler in requesting travel advances.
- Review travel expenses reports for accuracy and allowability.
- Work with the car rental vendors to ensure timely and quality service provision at all times, and audit and file daily vehicle logs.
Procurement
- Perform competitive procurements for goods and services (examples: cleaning, office supplies, interpretation) and negotiate with vendors.
- Manage vendor relationships and coordinate purchase orders.
- Maintain relationships with apartment landlords and office building management.
Event Administration
- Assist with preparing budgets and provide periodic progress reports as required for each event project.
- Keep track of event finances including check requests, invoicing, and reporting.
- Coordinate appointments and visits and scheduling of events on the calendar.
- Prepare, execute, and modify event contracts as requested.
- Work with the team members in organizing workshops, trainings, conferences, etc. and initiate and oversee the necessary procurements in accordance with USAID rules and regulations.
- Serve as liaison with partners/vendors on event-related matters.
- Coordinate preparation of meeting supplies and materials.
- Assist with managing on-site production for events as necessary.
- May assist with other administrative activities, as needed.
Inventory Management
- Maintain supplies inventory by: checking stock to determine inventory level; anticipating needed supplies; placing and expediting orders for supplies; verifying receipt of supplies.
- Ensure operation of equipment by: completing preventive maintenance requirements; calling for repairs; maintaining equipment inventories; evaluating new equipment and techniques.
Records Management
- Assist Finance and Administration Manager with uploading financial vouchers to the Box system.
- Input, update, and maintain TAMIS database.
----------
Qualifications:
EDUCATION
Bachelor’s degree preferred; significant work experience can substitute for the degree.
WORK EXPERIENCE
- At least 3 years of experience with office administrative management.
- At least 1 year of experience coordinating special/international/regional events.
- Experience in USAID-funded project or familiar with USAID rules and regulations is preferable.
SKILLS
- Ability to manage multiple tasks and work well under pressure, in a team, and with little supervision.
- Excellent interpersonal skills both in person and by phone, with high professionalism.
- Organized and attentive to detail.
- Proficient using the latest versions of Microsoft Word, Excel, PowerPoint, and mail merges; email and web searches.
LANGUAGES
French language fluency required.
English language fluency required.
Base of Operations:
Abidjan, Cote d’Ivoire
Reporting:
Reports directly to the Finance and Administration Manager.
----------
SUBJECT LINE MUST READ: "ABIDJAN COORDINATEUR D&A"
Only applicants who are selected for interview will be contacted.
Applications must be submitted before April 16, 2016.
Aucun commentaire:
Enregistrer un commentaire