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Poste : ASSISTANT(E) À LA PASSATION DE MARCHÉS/ACHATS Type d'offre : Emploi (CDD) Métier(s) : Commerce et Administration des Entreprises, Management Niveau(x) : BAC+2, BAC+3, BAC+4 Expérience : Minimum 5 ans Lieu : Abidjan Date limite : 09/05/2016

PROGRAMME DES NATIONS UNIES POUR LE DEVELOPPEMENT recrute  ASSISTANT(E) A LA PASSATION DE MARCHES/ACHATS Location : Abidjan, COTE d'IVOIRE Application Deadline : 09-May-16 (Midnight New York, USA) Time left : 12d 18h 8m Type of Contract : Service Contract Post Level : SB-3 Languages Required : English   French   Starting Date : (date when the selected candidate is expected to start) 01-Jun-2016 Duration of Initial Contract : 1 year Background Le Conseil Exécutif/d’Administration du PNUD a approuvé un Nouveau Plan Stratégique 1 qui couvre la période 2014-2017 afin de permettre au PNUD de mieux faire face aux nouveaux défis de développement en taillant sur mesure les services qu’il offre aux différents pays dans un contexte mondial caractérisé par une mutation sans précédente. Cette adaptation par le réalignement des Programmes de Pays requiert la transformation de l’efficacité institutionnelle en améliorant le système de gestion des ressources aussi bien financières qu’humaines, afin d’atteindre les résultats de façon durable dans les limites des flux de ressources prévues. A cet effet, les Bureaux de Pays ont dû subir un test de Viabilité et d’Efficacité financière (FSE) qui permet de s’assurer que les bureaux extérieurs disposent des compétences requises pour mettre en œuvre les Programmes des Pays au cours du prochain exercice biennal 2014-2015. L’Assistant(e) à la Passation des Marchés/Achat travaille en étroite collaboration, d’une part avec l’Equipe en charge des Passations de Marchés et des Services de l’Appui, et d’autre part avec les agents chargés des Opérations, de l’exécution des Programmes et des Projets du Bureau du Pays et du Siège du PNUD, pour assurer une prestation uniforme des services.  Duties and Responsibilities Résumé des Fonctions clés: Mise en œuvre des stratégies opérationnelles; Aider dans les processus de passation des marchés;  Contribuer à la prestation de services de logistique;  Contribuer au renforcement et à la diffusion des connaissances. Veiller à la mise en œuvre des stratégies opérationnelles en se focalisant sur l’atteinte des résultats ci-après: Pleine conformité des activités de passation des marchés avec les règles, règlements, politiques et stratégies des Nations Unies/du PNUD;  Participation effective à la conceptualisation des processus opérationnels de passation des marchés du Bureau du Pays et mise en œuvre des procédures d’utilisation internes (SOPs) en Passation des Marchés et de Logistique en collaboration avec le Superviseur direct et les Responsables du Bureau;  Contribuer à la mise en œuvre de la stratégie d’approvisionnement, dans le but de mettre à jour le fichier des fournisseurs. Aider dans les processus de passation des marches au profit du Bureau National (CO), les projets NEX/DEX, et sur demande des autres Agences, dans le but surtout: de contribuer effectivement dans l’élaboration de plans de passation des marchés pour le compte du Bureau;  D’aider dans l’organisation des processus de passation des marchés, dont notamment la préparation des documents sur les RFQs, les ITBs ou les RFPs, la réception des devis, des soumissions ou des offres, leur évaluation primaire;  Préparation des Bons de Commande et les contrats aussi bien dans Atlas qu’en dehors de Atlas, préparation des Bons de Commande Récurrents/permanents dans le cadre des contrats de services, la création de dossiers de fournisseurs dans Atlas, tenue/maintenance du système d’enregistrement au niveau de l’Unité de Passation des Marchés/Achats;  Assurer le rôle d’Acheteurs/Buyers dans Atlas;  Mettre en œuvre du dispositif de contrôle interne qui permet de s’assurer que les Bons de Commande sont préparés et partagés convenablement;  Prendre des mesures correctives opportunes par rapport aux Bons de Commande avec des vérifications des erreurs sur le budget et les autres problèmes;  Fournir des informations en vue de la préparation des factures relatives au recouvrement des coûts dans Atlas pour les services de passation des marchés que le PNUD a offerts aux autres Agences;  Prendre les actions nécessaires au recouvrement des coûts pendant l’étabissement des bons de commande dans Atlas et hors Atlas. Assurer la fourniture de services logistiques, notamment pour: L’achat de billets d’avion et la préparation des Bons de Commande, les arrangements relatifs aux envois, l’organisation de l’entretien des véhicules, les dispositions à prendre pour la tenue des conférences;  La conduite, en temps utile, de l’étude sur le DSA, les Agences de Voyage, l’entretien des véhicules, les hôtels, et dispositions à prendre pour la tenue des conférences. Aider dans le renforcement des connaissances et à leur diffusion au sein du Bureau du Pays, dans le but surtout: De contribuer à la formation des agents chargés des opérations/de l’exécution des projets sur la Passation des marchés/Achats;  De contribuer efficacement à la mise en place de réseaux de connaissances et de communautés de pratique. Les résultats clés ont un impact sur la gestion des services de Passation des Marchés du Bureau du Pays notamment en termes de qualité et de la pertinence des travaux accomplis. La fourniture d’informations exactes contribue au renforcement des capacités du PNUD en matière de fourniture de services de passation de marchés.  Competencies Compétences relatives à la fonction: Développement de Partenariats Stratégiques Tenue des données et des bases de données  Analyser les informations de référence et sélection les initiatives favorables à la création de partenariats. Promotion de l’Apprentissage et de la Diffusion des Connaissances au sein de l’Organisation Recherche et analyse de base   Recherche des bonnes pratiques et traçage de nouvelles voies en vue d’une mise en place de pratiques encore plus efficaces Connaissance du Travail/Expertise Technique Connaissance de base des processus, méthodes et procédures  Connaître les principaux processus et méthodes de travail liés au poste à pourvoir;  Avoir des connaissances de base sur les politiques et procédures de l’Organisation relatives au poste à pourvoir, et les appliquer de façon cohérente dans l’exécution de ses tâches professionnelles;  S’efforcer de garder à jour les connaissances du travail à l’aide de programmes de perfectionnement personnel et d’autres moyens d’apprentissage;  Avoir des connaissances avérées des technologies de l’information et les appliquer dans le cadre de l’exécution des tâches qui lui sont assignées. Promotion du Changement et du Développement au sein de l’Organisation Présentation d’informations sur les meilleures pratiques en matière de changement organisationnel  Faire montre d’aptitudes à reconnaître les problèmes et proposer des solutions Conception et mise en œuvre de Systèmes de Gestion Collecte de données et mise en œuvre de systèmes de gestion Utiliser les données/bases de données/les autres systèmes de gestion Orientation Client Entretenir des bonnes relations avec la clientèle  Rendre compte aux clients externes en temps utiles et de manière appropriées;  Organiser et prioriser les calendriers de travail compte tenu des besoins des clients et des échéances. Promotion de la reddition de comptes et de la Gestion axée sur les Résultats Collecte et diffusion des données  Collecter et diffuser les données sur les bonne pratiques en matière de reddition des comptes et de systèmes de gestion axés sur les résultats. Compétences relatives à l’Organisation: Faire preuve/préservation d’éthique et d’intégrité;  Faire preuve de connaissances et de jugement éclairés sur l’Organisation;  Perfectionnement personnel, esprit d’initiative;  Avoir un esprit d’équipe et agir en bon membre d’équipe en facilitant le travail d’équipe;  Faciliter et encourager une communication transparente au sein de l’équipe grâce à une communication effective;  Création de synergies grâce à une bonne maîtrise de soi;  Gestion des conflits;  Apprentissage et diffusion des connaissances et encourager l’apprentissage des autres. Il incombe à tout membre du personnel d’assurer la promotion de l’apprentissage/la gestion des connaissances;  Prise de décisions éclairées et transparentes.  Required Skills and Experience Education:  Niveau secondaire avec spécialisation en Passation de Marchés Diplôme de niveau universitaire en Administration des Affaires ou en Administration Publique serait souhaité mais n’est pas une exigence;  Programme de certification de la Passation des Marchés du PNUD serait souhaité mais n’est pas une exigence. Expérience: Au moins 5 ans d’expérience pertinente en administration sur le plan national ou international;  Connaissances avérées en informatique et en Logiciels de Bureautique (MS Word, Excel, etc.);  Bonne connaissance des systèmes de gestion en ligne. Niveau de Langue: Bonne maîtrise du français et de l’anglais (aussi bien à l’écrit qu’à l’oral). Pour postuler, cliquez ici