Date limite: 29/09/2016
DEVELOPMENT ALTERNATIVES, INC.
recrute
FINANCE & ADMINISTRATION MANAGER / DIRECTEUR DES FINANCES ET DE L'ADMINISTRATION
Profil du poste
Préparation et riposte – Programme sur les menaces pandémiques émergentes (EPT)
Directeur des finances et de l’administration
Contexte :
Préparation et riposte (Preparedness and Response, P&R) est un des
composants du programme sur les menaces pandémiques émergentes (EPT 2)
de l'Agence des États-Unis pour le développement international (USAID).
P&R dispose d'un double mandat en vue d'aider des pays à concevoir
et mettre en place des plans nationaux de préparation d'urgence et
d'intervention face à des crises de santé publique d'étiologie inconnue
et à établir et renforcer les plateformes nationales « One Health. »
Notre but est d'aider à aborder les questions pratiques qui se posent
aux gouvernements nationaux dans leur lutte pour répondre aux
contraintes humaines, financières et logistiques liées aux menaces de
pandémies. Le projet P&R fournit une assistance technique et des
services de formation pour créer une capacité nationale et régionale
durable.
But :
Le Directeur des finances et de l’administration du Projet Préparation
et riposte pour le bureau régional est chargé de superviser toutes les
fonctions de la comptabilité, de la paie du personnel, des ressources
humaines, de la logistique de projet et des installations. Il ou elle
garantira aussi la conformité avec les exigences de l’entente, les
procédures DAI et les réglementations de l’USAID.
Objectifs et tâches :
RESPONSABILITÉS
Finance
• Préparer les rapports des dépenses mensuelles (FER) avant leur
soumission au siège de DAI et préparer les demandes d’avances
hebdo1madaires du bureau.
• S’assurer que des systèmes efficaces sont en place pour payer tous
les frais, les factures, les règlements et les remboursements du
personnel de manière conforme aux politiques et procédures de DAI.
• Préparer le budget annuel du bureau (pipeline) et surveiller la
performance financière générale du bureau au cours du processus
trimestriel (ou mensuel) de vérification du budget.
Comptabilité
• Superviser toutes les procédures comptables sur le terrain, en
assurant leur conformité aux lois locales, de même qu’aux
réglementations de DAI et de l’USAID
• Préparer les paiements pour les impôts et taxes, le loyer et les
autres dépenses. Responsable du traitement de toutes les transactions en
espèces et des paiements par virement.
• Enregistrer toutes les transactions financières dans le système de comptabilité sur le terrain (Field Accounting System).
• Responsable du transfert des espèces de la banque au bureau.
• Revoir et envoyer les rapports de terrain au siège dans les temps.
• Comprendre le plan comptable et s’assurer que les coûts hors siège sont codés correctement.
• Faire un suivi des coûts hors siège pour s’assurer qu’ils ne dépassent pas le budget.
• Paye du personnel
• Superviser les procédures de la paye : s’assurer que les feuilles de
temps sont disponibles, remplies correctement et soumises dans les
temps.
• Inscrire tous les employés auprès de l’organisme gouvernemental
approprié et s’assurer que tous les impôts sur le revenu et les charges
sociales corrects sont retenus à la source et remis.
• S’assurer que le salaire est distribué à tous les employés dans les temps.
• Ressources humaines
• Aider le personnel pour les besoins de recrutement.
• Fournir des orientations pour les nouveaux employés.
• Collecter les documents requis et maintenir des dossiers permanents (Master Files) complets et à jour pour chaque employé.
• Gérer les plaintes et les conflits des employés et faire un rapport au superviseur, le cas échéant.
• S’assurer que les Politiques et procédures du personnel sont suivies par tous les employés du bureau.
• Inscrire les congés pour tous les employés.
• Mettre à jour les manuels d’opérations sur le terrain et veiller à l’accès pour tous les employés du bureau.
Juridique
• Liaison avec le Directeur des opérations sur le terrain et l’équipe
juridique de DAI pour l’élaboration des accords et des contrats avec les
partenaires de projet.
• Assurer la bonne planification, les achats et la distribution de tous
les produits de projet conformément aux réglementations des donateurs.
• Assurer la conformité pour l’établissement de contrats de service de
consultants, des ordres d’exécution et des bons de commande.
• Logistique de projet
• Donner un soutien logistique à tous les employés de terrain du
bureau, de même qu’à l’assistance technique à court terme (STTA).
• Aider les événements du personnel avec la logistique, le cas échéant.
• Gestion de l’équipement et autres biens
• Responsable de la supervision de la maintenance et des achats de tout
équipement informatique, mobilier et fournitures de bureau.
• Responsable de veiller à la bonne maintenance et à l’inventaire de tous les biens de projet.
Leadership
• Aider aux tâches de représentation pour DAI en coordination avec le Directeur régional, en périodes d’absence.
• Contribuer à l’établissement et au maintien d’étroites relations de
travail avec les bureaux pertinents des autorités gouvernementales
locales et nationales, des organisations pairs et des partenaires.
• Tenir lieu de principale liaison administrative avec le siège de DAI.
• Assurer la connaissance et le respect de toutes les politiques organisationnelles pertinentes de DAI.
• Développer, mettre en œuvre et maintenir les systèmes de bureau
conformément aux politiques et procédures de DAI, les exigences des
donateurs et les exigences gouvernementales.
• Aider au développement et à la maintenance de la surveillance de
projet, de l’évaluation et des autres systèmes en soutien des exigences
du projet et en accord avec les dispositions types des politiques des
donateurs et de DAI.
• Tenir lieu de principale liaison concernant l’inscription de DAI et
les procédures de permis de travail, et préparer les renouvellements de
l’inscription de DAI, des visas des expatriés et des permis de travail
annuels, si nécessaire.
D’autres tâches, le cas échéant.
Qualifications :
ÉTUDES
Diplôme universitaire en Business, Management, Finance, Comptabilité ou
un domaine approprié, de préférence des diplômes d’études supérieures.
EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE
• Sept à dix ans d’expérience dans des fonctions de direction,
supervisant les finances et la comptabilité pour une opération de
terrain complexe et difficile pour l’USAID dans des pays en
développement instables ;
• Systèmes et administration de bureau ;
• Gestion directe de programmes ou d’opérations d’un contrat ou d’un accord de coopération de l’USAID ;
• Budgétisation ; gestion financière (suivi, rapports et comptabilité) ;
et achats, avec au moins cinq ans dans un rôle de supervision, de
préférence ;
• Flexibilité, prêt à effectuer des tâches confiées supplémentaires et à
travailler avec des horaires irréguliers dans des situations
imprévisibles et primitives.
COMPÉTENCES
• Connaissances des politiques et procédures de l’USAID, de préférence.
• Solides compétences informatiques, y compris l’expérience de
logiciels pour email, traitement de texte, feuilles de calcul et bases
de données.
• Une bonne connaissance d’Excel, Peachtree, Quickbooks présente un avantage.
• Excellentes compétences en gestion des relations et solides
compétences en relations interpersonnelles, avec une aptitude pour
établir la liaison, donner des conseils et négocier avec le personnel —
et avec les agences extérieures, les prestataires de service et les
clients.
• Grande aptitude à recourir à la pensée critique et à travailler
indépendamment pour résoudre les problèmes et travailler avec les
parties prenantes pour aboutir à des solutions mutuellement acceptables.
• Solides compétences en matière de négociations et de diplomatie, y
compris une sensibilité et une conscience des différentes cultures.
• Motivé, apte à prendre des initiatives et à travailler avec une
supervision requise minime, à travailler de manière autonome pour gérer
des flux de travail volumineux en prêtant attention aux détails et à
l’exactitude, et capable de vérifier son propre travail.
• Apte à gérer plusieurs tâches et projets à la fois et bon travail
sous pression, y compris avec des interruptions et des dates butoirs,
apte à établir la priorité des tâches, à respecter les délais et à
produire des résultats de qualité dans les temps.
LANGUES
• La maîtrise du français est obligatoire.
• La maîtrise de l’anglais est obligatoire.
Responsabilités de supervision :
Le directeur des finances et de l’administration supervisera le
personnel suivant : Coordinateur des déplacements et des achats,
l’Assistant Administratif, et peut-être d’autres personnels dans
l’avenir.
Base des opérations : Abidjan, Côte d’Ivoire
Lien hierarchique : Rend directement compte au Directeur régional.
Dossiers de candidature
Dossiers de candidature
Veuillez envoyer les CV à PRPrecruitment@dai.com
L'OBJET DU MAIL DOIT ÊTRE : "ABIDJAN FINANCES ET ADMIN"
Seuls les candidats sélectionnés pour un entretien seront contactés.
Les candidatures doivent être envoyées avant le 29 Septembre 2016.
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