PARTAGEZ SVP---URGENT---ONG ODAFEM RECRUTE SECRETAIRE ASSISTANTE DE L'EQUIPE PROJET

Poste : SECRÉTAIRE ASSISTANTE DE L'ÉQUIPE PROJET Type d'offre : Emploi (CDD) Métier(s) : Assistanat de Direction, Secrétariat Niveau(x) : BAC+2, BAC+3 Expérience : Minimum 2 ans Lieu : Man Date limite : 05/08/2015

ORGANISATION POUR LE DEVELOPPEMENT DES ACTIVITES DES FEMMES (ONG ODAFEM) recrute SECRETAIRE ASSISTANTE DE L’EQUIPE PROJET Dans le cadre du  « Programme  C2D EMPLOI DES JEUNES » financé par l’ Agence française de développement,  l’ONG ODAFEM , est bénéficiaire d’un financement pour la mise en œuvre   du  projet intitulé « aide à la création de micro et petites entreprises (MPE) pour  1500 jeunes dans le secteur  informel  (mécanique, couture, coiffure, distribution / transformation de produits alimentaires etc. ) dans la région  du  Tonkpi.

Pour le  compte de ce projet, l’ONG ODAFEM recrute  UNE (01)  SECRETAIRE ASSISTANTE DE L’EQUIPE PROJET.

A/ Mission

La  secrétaire/assistante  d’équipe rendra compte au Responsable Administrative  ou un membre de l’équipe de direction du projet et sera chargée d’assumer les fonctions administratives, de secrétariat  et le fonctionnement quotidien du bureau ; la coordination de toutes activités de gestion et l’interface entre les unités organisationnelles et les partenaires externes du projet et de l’ONG ODAFEM. 

B/ Fonctions et responsabilités

Sous la supervision du Responsable Administratif, le titulaire du poste est chargé de :  

• Organiser et gérer le secrétariat du bureau de l’Administrateur ou du membre de l’équipe de Direction;
• Superviser le système de traitement, de classement et de suivi des documents du bureau ;
• Aider à la gestion et à la tenue de l’agenda et du courrier électronique de l’administrateur ou du membre de l’équipe de Direction;
• Filtrer et orienter les visiteurs, des correspondances, des courriels et des appels téléphoniques, porter les questions urgentes et prioritaires à l’attention du membre de l’équipe de Direction / de l’Administrateur ;
• Rédiger, saisir et distribuer les memoranda, les accusés de réception et répondre aux correspondances, et en assurer le suivi avec les membres compétents du bureau de l’Administrateur/ du membre de l’équipe de Direction;  
• Revoir et corriger les documents à soumettre à l’Administrateur/ au membre de l’équipe de Direction pour signature, en consultation avec les autres membres du bureau ;  
• Programmer les réunions entre le membre de l’équipe de Direction/ l’Administrateur et les principales parties prenantes au sein et en dehors de la Banque, et préparer les documents et résumés nécessaires ;
• Regrouper les engagements, les invitations et les autres demandes de réunions pour dresser le programme hebdomadaire de réunions ;  
• Coordonner les voyages et les réservations d’hôtel, préparer le programme de travail et les documents de travail relatifs aux missions ;
• Coordonner les activités concernant les visiteurs ;  
• Fournir un appui administratif, y compris la préparation des formulaires et traiter les demandes ;
• Fournir un appui administratif aux membres du Bureau;  
• Assumer toutes les autres fonctions administratives et de secrétariat, le cas échéant. 

C/ Qualifications et Expériences

Formation / Diplômes : BAC + 2 au moins en Secrétariat, assistante de Direction, Administration ou tout diplôme jugé équivalent.

Expérience professionnelle : 2 ans au moins  à un poste similaire (Une expérience avec une ONG ou une organisation communautaire est un atout) 

Exigences particulières

• Disposer de solides compétences en service à la clientèle, de bonnes compétences en organisation et planification, aptitude à effectuer plusieurs tâches à la fois, prêter attention aux détails et capacité à travailler dans une équipe multiculturel ;
• Avoir une personnalité qui facilite une bonne interaction entre les parties individuelles, internes et externes, y compris au téléphone ;
• Être entreprenante. Les candidats doivent avoir la capacité, l’énergie et l’audace de prendre les initiatives, de planifier et d’accomplir les tâches visant à s’assurer que les activités du bureau sont menées à bien ;  
• Excellentes compétences en communication professionnelles ;  
• Excellent maîtrise de la saisie des textes ;
• Avoir un sens élevé de l’initiative et de la confidentialité. Faire preuve d’enthousiasme et d’esprit d’équipe ;  
• La connaissance des règles et procédures ou une expérience des administrateurs serait un atout;
• Excellentes compétences en communication orale et écrite en français.
• Être capable d’utiliser les logiciels standards de Microsoft (Word, Excel, Access, PowerPoint) ; 

Durée du contrat : 6 mois renouvelables.

Lieu du poste : MAN

Dépôt des dossiers de candidature

Le dépôt de dossier de candidature se fait, exclusivement, par  Email avec comme objet « Dépôt candidature SECRETAIRE ASSISTANTE DE L’EQUIPE PROJET projet MPE » à :  odafem@yahoo.fr / Contacts : 20 38 20 43/ 58 27 78 22

NB : La date limite de réception des dossiers de candidature est fixée au 5 août  2015  à 12 h 00 T.U Seuls les candidates sélectionnées seront contactées.

Documents à fournir

• CV détaillé avec photo en couleur (avec des adresses exactes de 2 références que nous pourrons consulter au besoin)
• Lettre de motivation adressée à « Madame la Directrice Exécutive » + Prétentions salariales
• Copie des documents attestant les expériences acquises (attestation ou certificat de travail)
• Copie du ou des diplômes exigés pour le poste